Skip to content


Co zyskujemy stosując podejście zwinne?

Obecnie, zarządzanie projektami w wielu obszarach coraz częściej realizowane jest w warunkach konieczności coraz szybszego zaspokajania wymagań klienta, przy jednoczesnym braku możliwości zdefiniowania tych oczekiwań do końca. Stawia to pod znakiem zapytania nie tylko możliwość zaplanowania racjonalnego działania, ale nawet jego ukończenia.

W środowisku które rządzi się niepewnością, podejście zwinne sprawdza się i wygrywa nad podejściami tradycyjnymi. Przyjrzyjmy się więc mu bliżej.

CO ZYSKUJEMY W PRACY W MODELU ZWINNYM?

  • SZYBKOŚĆ UZYSKIWANCYCH ROZWIĄZAŃ – APM pozwala na szybkie i efektywne uzyskiwanie wyników, poprzez nastawienie na stałe uzyskiwanie niewielkich rezultatów, w krótkich, ale stałych i widocznych, jednostkach czau.
  • PLASTYCZNOŚĆ – która niejako wpisana jest w naturę projektu, zwłaszcza jeżeli wyniki mają być szybkie i co ważniejsze konkurencyjne. Plastyczność APM odnosi się nie tylko do tworzenia rozwiązań, ale również do wprowadzania usprawnień zgodnie z oczekiwaniami klientów lub pojawiających się w wyniku działania konkurencji.
  • ZARZĄDZANIE RYZYKIEM – możliwość szybkiego „użycia” rozwiązania przez klientów umożliwia sprawdzenie, czy „o to chodziło” i czy można przejść dalej.
  • KONTROLA KOSZTÓW – możliwość przeorganizowania pracy bądź produktu dzięki stałemu kontaktowi z klientem i zespołem nie stanowi problemu, zwłaszcza że praca wykonywana jest w krótkich jednostkach czasu.
  • JAKOŚĆ – uzyskiwana jest poprzez stałe łączenie produkowania (wytwarzania rozwiązania) i testowania.
  • WŁAŚCIWY PRODUKT – ostatecznie w APM uzyskuje się rozwiązanie (produkt), który najbardziej odpowiada potrzebom Klienta.
  • TRANSPARENTNOŚĆ – poprzez bliski kontakt z klientem, możliwość konsultowania, wprowadzania zmian uzyskuje się jasność co do oczekiwań wszystkich stron zaangażowanych w projekt zarówno w zakresie merytoryki jak i społecznych aspektów współpracy.

JAK TO DZIAŁA?

Każdy projekt APM realizowany jest w oparciu o serię czterech kluczowych kroków:

  1. PLANOWANIE – w ramach, którego szeroki zespół projektowy ustala dokładnie, co ma być wykonane, zwłaszcza w odniesieniu do celu głównego. Istotą planowania jest również uchwycenie wielu perspektyw uczestników projektu i ich potrzeb.
  2. WYKONANIE – realizowane jest podobnie jak w projektach tradycyjnie prowadzonych, lecz w krótkiej perspektywie czasu, tak aby klient mógł sprawdzać wynik i podjąć decyzję dotyczącą dalszego działania.
  3. PRZEGLĄD – pozwala sprawdzić wynik wykonania. Klient może wypróbować rozwiązanie, ustalić zakres zmian w odniesieniu do celu.
  4. „OCZYSZCZENIE” & POWTÓRZENIE – istotą „oczyszczenia” jest nieprzywiązywanie się do tego co już zrobiono, umożliwiające ponowne rozpoczęcie pracy.

W szerszej perspektywie projekt APM realizowany jest 6 krokach

  1. KICK OFF – Każdy projekt rozpoczynamy od spotkania inicjującego. Celem spotkania jest ustalenie oczekiwanego efektu. Celem spotkania jest również wspólne udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
  • Kto będzie zaangażowany w projekt?
  • Czy wszyscy wspólnie rozumiemy do czego zmierzamy?
  • Przedyskutowanie i ustalenie, jaki będzie zakres projektu
  • Ustalenie, które z cech rozwiązania są szczególnie istotne?
  • Kto będzie odpowiedzialny za kontakt z klientem?
  1. USTALENIE LISTY WYMAGAŃ – Za każdym projektem kryje się lista wymagań. Jest ona definiowana na bazie opowieści, historii prezentowanej przez klienta. Historie klienta definiują wszystkie kluczowe oczekiwania, wobec rozwiązania. Lista wymagań zazwyczaj opracowywana jest na podstawie struktury: Jako [typ użytkownika] oczekuję [co ma być zrobione] po to, aby [cel]. Na przykład: “Jako nauczyciel potrzebuję testu, aby sprawdzić efekty uczenia się studentów.
  2. OCENA FUNKCJI – Aby ocenić co powinno być wykonane w części projektu (w tzw. sprint) oraz oszacować ile będzie trwał cały projekt należy ustalić ile czasu zajmie wykonanie działania spełniającego każdą z oczekiwanych funkcji. Ustalenie czasu wykonania jest jednym z kluczowych działań, ale też jedną z największych trudności. W projekcie APM istotne jest oszacowanie, a nie dokładne określenie czasu wykonania, dlatego częściej wykorzystuje się skalowanie funkcji. Funkcjom przypisuje się punkty na skali od 1 do 3. Jeżeli któraś z funkcji oznaczona jest jako „3” oznacza to, że należy ją doprecyzować (zdekomponować), aby dokładniej oszacować czas jej wykonania.
  3. “SPRINT” – Działania w projekcie Agile są rozbijane na mniejsze części („sprinty”) realizowane w ustalonym przedziale czasu.“Sprint” może trwać od kilku dni do 3-4 tygodni.
  4. CODZIENNY SCRUM – Każdego dnia projektu zespół projektowy spotyka się na krótkie spotkania, trwające nie dłużej niż 15 minut. Spotkanie realizowane jest zawsze o tej samej godzinie każdego dnia projektu i ma gromadzić wszystkich uczestników projektu. Każdy z uczestników jest proszony o odpowiedzenie na trzy kluczowe pytania:
  • Nad czym pracowałeś wczoraj?
  • Nad czym będziesz pracował dzisiaj?
  • Czego potrzebujesz, aby wykonać pracę, co Ci przeszkadza?

Te trzy pytania pozwalają na zachowanie całkowitej jasności, co do postępu pracy. Każdy składając deklarację w stosunku do innych przyjmuje odpowiedzialność i zobowiązanie, że praca zostanie wykonana. Ustalenia przyjęte w trakcie spotkania są przekazywane klientowi, co umożliwia mu szybką reakcję i wprowadzenie potencjalnych zmian.

  1. SPOTKANIE PODSUMOWUJĄCE “SPRINT” – Każda z części (“sprint”) powinna zakończyć się uzyskaniem ustalonego wyniku. Spotkanie podsumowujące gromadzi wszystkich uczestników projektu: członków grupy projektowej, interesariuszy, Klienta. Celem spotkania jest sprawdzenie i przegląd uzyskanych wyników. Spotkanie zawsze rozpoczyna się od pokazu działającego „demo” lub od przeglądu rozwiązań w przypadku projektów innych niż z obszaru IT. Następnym etapem jest dyskusja dotycząca tego, co uzyskano, ustalenie kluczowych poprawek oraz sprawdzenie, na ile wiążące są wcześniej ustalone cele dla następnej części. Zakłada się, że mogą one ulec zmianie pod wpływem wykonanej już pracy.

WYMAGANIA

Skuteczne wprowadzenie APM uzależnione jest od kilku kluczowych czynników:

  1. ODMIENNOŚĆ PLANOWANIA – przyjęcia nowej, bardziej plastycznej perspektywy realizacji projektu. Wielu uczestników organizacji przyzwyczajonych do tradycyjnego sposobu zarządzania projektami, nastawionych na zachowanie porządku, organizacji pracy moze odnieść wrażenie chaosu, zbyt dużej ilości zmian, konieczności stałego utrzymywania kontaktu z klientem.
  2. PLASTYCZNE ZARZĄDZANIE BUDŻETEM – istnieje przekonanie, że realizacja projektów w APM uniemożliwia projektowanie budżetu. W APM, podobnie jak w przypadku innych metodyk konieczne jest ustalenie budżetu. Istnieje tu jednak możliwość dokonywania zmian w działaniu w ramach ustalonego budżetu i przenoszenia kosztów w ramach iteracji.
  3. AKCEPTOWANIE ZMIAN I NIEPRZEWIDYWALNOŚCI – tradycyjnie zarządzane projekty są planowane. W przypadku APM konieczne jest akceptowanie zmian, przeprojektowywanie, prowadzenie stałej wymiany informacji i dyskusji, umożliwiającej ustalanie dalszych kroków. Umiejętność takiego sposobu działania jest kluczowa dla powodzenia projektu. Ani członkowie zespołu projektowego, ani klient nie muszą do końca wiedzieć dokładnie jakie są wymagania co do następnego kroku.
  4. USTALENIA – realizacja projektu wymaga uzgodnienia działań pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami. W projektach APM stosuje się szeroką perspektywę, konsultowanie rozwiązań, dyskutowanie zagrożeń, wpływu przyjętych rozwiązań na planowany efekt.
  5. PERSPEKTYWA CZASU – w projektach APM przyjmuje się, że istnieje konieczność pracy pomiędzy perspektywą krótko i długoterminową. Ustalenia krótkoterminowe pozwalają przemyśleć w jaki sposób przyjęte rozwiązania będą miały wpływ na planowane wyniki w perspektywie długoterminowej.
  6. ZESPÓŁ PROJEKTOWY – prowadzenie projektu APM wymaga stałej, ścisłej współpracy pomiędzy członkami zespołu projektowego, wymaga więc nie tylko kompetencji merytorycznych, ale również społecznych umożliwiających efektywne komunikowanie się i współdziałanie.

 

Posted in Agile.

Tagged with , .


0 Responses

Stay in touch with the conversation, subscribe to the RSS feed for comments on this post.



Some HTML is OK

or, reply to this post via trackback.